#Pengertian dan Konsep Koordinasi
Koordinasi adalah proses pengintegrasian aktivitas pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang –bidang fungsional)suatu organisasi untuk mencapai tujaunnya secara efisien. Atau proses menghubungkan aktivitas-aktivitas dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.
Aktivitas kerja pada organisasi dibagi-bagi dan didepartemenkan, maka para manajer perlu mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer harus mengkoordinasikan tujuan ke subunit. Menerjemahkan tujuan ke dalam tujuan subunit yang sesuai. Disamping itu juga menyampaikan informasi kepada subunit tentang aktivitas subunit lain sehingga bagian-bagian organisasi yang terpisah dapat bekerja sama dengan lancar.
Kemampuan manajer untuk mengkoordinasi secara efektif sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor pada mereka. Jumlah bawahan yang malpor ini disebut dengan ‘rentang manajemen atau rentang kendali” makin banyak bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin sukar pula manajer untuk mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas mereka, sebaliknya makin sedikit bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin mudah manajaer untuk mengadakan pengawasan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Pemilihan rentang yang dapat membantu manajer dalam upaya mengkoordinasikan bukanlah pekerjaan yang sederhana.
Kebutuhan Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada persyaratan bentuk komunikasi tugas-tugas yang dilakukan dan ketergantungan subunit yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Apabila tugas-tugas tersebut memerlukan atau dapat memperoleh manfaat dari arus informasi antar unit, maka yang terbaik ada koordinasi. Tetapi apabila persyaratan komunikasi tugas atau manfaat informasi anatar unit/ subunit tidak ada maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat melalui interaksi dengan anggauta unit/subunit yang lain. Kebutuhan koordiansi juga diperlukan untuk pekerjaan non rutin dan tidak diperkirakan sebelumnya, misal pekerjaan yang berkaitan dengan faktor-faktor lingkungan yang berubah..
Ketergantungan koordinasi menurut Griffin ada tiga bentuk yaitu terpusat, berurutan dan timbal balik.
Saling ketergantungan terpusat ( pooled interdependence) bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan aktivitas harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan aktivitas di setiap satuan untuk memuaskan hasil akhirnya
Saling ketergantungan berurutan ( sequential interdependence) bila satuan organisasi harus melakukan aktivitas/pekerjaannya lebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence) merupakan hubungan saling memberi dan menerima.
Teknik Dasar Koordinasi
#Hirarki Manajemen
Garis komando organisasi menetapkan hubungan kerja dan pelaporan di antara para anggautanya. Hubungan kerja sub-subunit yang melapor pada tiap manajernya juga dispesifikasikan, hal ini untuk memudahkan arus informasi dan kerja antara sub-sub unit dan menunjukkan pertanggungjawaban. Garis komando juga menunjukkan konflik yang harus diselesaikan. Agar dapat berhasil dengan efisien mekanisme membutuhkan struktur wewenang yang ditetapkan dengan jelas. Manajer pada setiap level haruslah menyadari tanggungjawab mereka dan memiliki prosedur dan wewenang yang diperlukan dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Manajer akan mendapat hambatan dalam mengkoordinasikan sub-sub unit apabila terlalu banyak informasi dan dipaksa untuk mengambil keputusan . hal ini terjadi karena manajer mempunyai keterbatasan kemampuan dan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.
#Peraturan dan Prosedur
Peraturan dan prosedur merupakan suatu keputusan pimpinan yang diambil untuk menangani aktivitas-aktivitas rutin dan dapat menjadi alat koordinasi dan pengendalian rutin yang efisien. Apabila peraturan dan prosedur organisasi, dan departemen/bagian dipahami dan digunakan oleh semua bawahan secara teratur maka kebutuhan berkomunikasi dengan atasan untuk masalah-masalah rutin dapat berkurang, sehingga manajer dapat menyelesaikan masalah baru. Upaya untuk mengatasi masalah dan isu yang lebih rumit membutuhkan adanya peraturan dan prosedur yang rumit dan dipandang tidak praktis.
#Perencanaan dan Penyusunan TujuaPerencanaan dan penyusunan tujuan dalam rangka mencapai koordinasi dengan cara menggerakan seluruh unit ke arah sasaran yang lebih luas dan sama. Perencanaan dan penyusunan tujuan merupakan hal sangat bermanfaat apabila manajer sekalipun telah berbekal pada peraturan dan prosedur tidak dapat mengolah semua informasi untuk mengkoordinasikan semua aktivitas sub-sub unit. Dengan tujuan yang telah ditetapkan maka lebih mudah untuk mendelegasikan wewenang pelaksanaan kepada sub-sub unit lainnya. Dengan mengetahui tujuan masing-masing subunit maka subunit akan bertindak sendiri secara konsisten dengan tujuannya.
#Manfaat adanya Koordinasi
Rentang manajemen (Span of control/span of authority/span of supervison) adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang manajer/atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sjumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu, sedang atasan langsung adalah seorang pejabat yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.
Rentang manajemen dan koordinasi saling berkaitan erat, ada anggapan bahwa semakin banyak jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan . karena jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer/atasan lebih banyak. Sebaliknya, dengan sedikit entang manajemen semakin mudah mengkoordinasikan kegiatan bawahan
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen
Pelimpahan / delegasi otoritas oleh manajer erat hubungannya dengan desentralisasi organisasi. Pelimpahan adalah suatu proses penujukkan otoritas dari satui tingkat manajemen ke tingkat berikutnya. Konsep sentralissi dan desntralisasi berhubungan dengan otoritas diberikan ke tingkat di bawahnya (desentralisasi) atau dipertahankan di puncak (sentralisasi) organisasi .makin besar otoritas dilimpahkan ke seluruh bagian organisasi, organisasi makin bersifat desentralisasi. Sebagai contoh , manajer dapat membelanjakan sejumlah dananya tanpa harus mendapat persetjuan dari manajer yang lebih tinggi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi desentralisai
Pengaruh lingkungan eksternal organisasi
Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
Ciri-ciri organisasi seperti kebijakan/keputusan yang ada, preferensi manajer puncak, sejarah organisasi, kemampuan manajer tingkat bawah.
Lingkungan organisasi.
Strategi suatu organisasi akan mempengaruhi lingkunan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapi. Faktor-faktor ini yang mempengaruhi desentralisasi.
Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusanberada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan komplek ada kemungkinan untuk meningkatkan desentralisasi.
Ciri –ciri organisasi
Manajer akan berhati-hati melimpahkan otoritas membuat keputusan yang mempunyai dampak berat pada prestasi organisasi secara keseluruhan. Hal ini dilakukan untuk kesejahteraan, dan tanggungjawab akhir. Bila otoritas tidak dilimpahkan karena tidak ada kepercayaan terhadap bakat di bawah, maka bakat itu tidak pernah ada kesempatan untuk dikembangkan.
Perubahan sikap dan pendidikan akhir-akhir ini juga dapat mempengaruhi desentarlisasi. Kecenderungan tingkat pendidikan yang lebih tinggi, ke otonomian pekerja, keikutsertaan aatau partisipasi , keengganan untuk tunduk pada otoritas yang telah terbentuk merupakan faktor –faktor yang dapat mempengaruhi desentralisasi.
Koordinasi adalah proses pengintegrasian aktivitas pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang –bidang fungsional)suatu organisasi untuk mencapai tujaunnya secara efisien. Atau proses menghubungkan aktivitas-aktivitas dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.
Aktivitas kerja pada organisasi dibagi-bagi dan didepartemenkan, maka para manajer perlu mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer harus mengkoordinasikan tujuan ke subunit. Menerjemahkan tujuan ke dalam tujuan subunit yang sesuai. Disamping itu juga menyampaikan informasi kepada subunit tentang aktivitas subunit lain sehingga bagian-bagian organisasi yang terpisah dapat bekerja sama dengan lancar.
Kemampuan manajer untuk mengkoordinasi secara efektif sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor pada mereka. Jumlah bawahan yang malpor ini disebut dengan ‘rentang manajemen atau rentang kendali” makin banyak bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin sukar pula manajer untuk mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas mereka, sebaliknya makin sedikit bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin mudah manajaer untuk mengadakan pengawasan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Pemilihan rentang yang dapat membantu manajer dalam upaya mengkoordinasikan bukanlah pekerjaan yang sederhana.
Kebutuhan Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada persyaratan bentuk komunikasi tugas-tugas yang dilakukan dan ketergantungan subunit yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Apabila tugas-tugas tersebut memerlukan atau dapat memperoleh manfaat dari arus informasi antar unit, maka yang terbaik ada koordinasi. Tetapi apabila persyaratan komunikasi tugas atau manfaat informasi anatar unit/ subunit tidak ada maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat melalui interaksi dengan anggauta unit/subunit yang lain. Kebutuhan koordiansi juga diperlukan untuk pekerjaan non rutin dan tidak diperkirakan sebelumnya, misal pekerjaan yang berkaitan dengan faktor-faktor lingkungan yang berubah..
Ketergantungan koordinasi menurut Griffin ada tiga bentuk yaitu terpusat, berurutan dan timbal balik.
Saling ketergantungan terpusat ( pooled interdependence) bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan aktivitas harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan aktivitas di setiap satuan untuk memuaskan hasil akhirnya
Saling ketergantungan berurutan ( sequential interdependence) bila satuan organisasi harus melakukan aktivitas/pekerjaannya lebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence) merupakan hubungan saling memberi dan menerima.
Teknik Dasar Koordinasi
#Hirarki Manajemen
Garis komando organisasi menetapkan hubungan kerja dan pelaporan di antara para anggautanya. Hubungan kerja sub-subunit yang melapor pada tiap manajernya juga dispesifikasikan, hal ini untuk memudahkan arus informasi dan kerja antara sub-sub unit dan menunjukkan pertanggungjawaban. Garis komando juga menunjukkan konflik yang harus diselesaikan. Agar dapat berhasil dengan efisien mekanisme membutuhkan struktur wewenang yang ditetapkan dengan jelas. Manajer pada setiap level haruslah menyadari tanggungjawab mereka dan memiliki prosedur dan wewenang yang diperlukan dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Manajer akan mendapat hambatan dalam mengkoordinasikan sub-sub unit apabila terlalu banyak informasi dan dipaksa untuk mengambil keputusan . hal ini terjadi karena manajer mempunyai keterbatasan kemampuan dan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.
#Peraturan dan Prosedur
Peraturan dan prosedur merupakan suatu keputusan pimpinan yang diambil untuk menangani aktivitas-aktivitas rutin dan dapat menjadi alat koordinasi dan pengendalian rutin yang efisien. Apabila peraturan dan prosedur organisasi, dan departemen/bagian dipahami dan digunakan oleh semua bawahan secara teratur maka kebutuhan berkomunikasi dengan atasan untuk masalah-masalah rutin dapat berkurang, sehingga manajer dapat menyelesaikan masalah baru. Upaya untuk mengatasi masalah dan isu yang lebih rumit membutuhkan adanya peraturan dan prosedur yang rumit dan dipandang tidak praktis.
#Perencanaan dan Penyusunan TujuaPerencanaan dan penyusunan tujuan dalam rangka mencapai koordinasi dengan cara menggerakan seluruh unit ke arah sasaran yang lebih luas dan sama. Perencanaan dan penyusunan tujuan merupakan hal sangat bermanfaat apabila manajer sekalipun telah berbekal pada peraturan dan prosedur tidak dapat mengolah semua informasi untuk mengkoordinasikan semua aktivitas sub-sub unit. Dengan tujuan yang telah ditetapkan maka lebih mudah untuk mendelegasikan wewenang pelaksanaan kepada sub-sub unit lainnya. Dengan mengetahui tujuan masing-masing subunit maka subunit akan bertindak sendiri secara konsisten dengan tujuannya.
#Manfaat adanya Koordinasi
- dengan koordinasi dapat dihindarkan adanya kekosongan pengerjaan suatu aktvitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan oleh pejabat-pejabat.
- dengan koordinasi dapat disadarkan adanya kesadaran di antara pejabat untk kerja saling membantu
- dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesatuan kebijaksanaan antar pejabat
- dengan koordinasi ada kesatuan sikap antar pejabat
- dengan koordinasi dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.
- petugas atau satuan-satuan bertengkar menuntut bidang kerja atau wewenang, yang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya
- petugas atau satuan-satuan bertengkar saling melempar tanggungjawab kepada pihak lain karena merasa tidak menjadi tanggungjawab tugasnya.
- Pencapaiantujuan tidak berjalan lancar karena suasana organisasi kacau, para pekerja merasa ragu, merasa salaing berbeturan dalam melaksnakan pekerjaan.
Rentang manajemen (Span of control/span of authority/span of supervison) adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang manajer/atasan tertentu. Bawahan langsung adalah sjumlah pejabat yang langsung berkedudukan di bawah seorang atasan tertentu, sedang atasan langsung adalah seorang pejabat yang memimpin langsung sejumlah bawahan tertentu.
Rentang manajemen dan koordinasi saling berkaitan erat, ada anggapan bahwa semakin banyak jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan . karena jumlah bawahan yang melapor ke setiap manajer/atasan lebih banyak. Sebaliknya, dengan sedikit entang manajemen semakin mudah mengkoordinasikan kegiatan bawahan
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen
- Kesamaan fungsi yang disupervisi.Kesamaan fungsi atau tugas yang berada di bawah tanggungjawab manajer yang bersangkutan.
- Kerumitan fungsi yang disupervisi. Hakikat fungsi atau tugas yang berada di bawah tanggungjawab manajer.
- Arahan dan pengendalian yang diperlukan bawahan. Kadar supervisi yang diperlukan bawahan.
- Koordinasi yang diperlukan supervisor (manajer lini pertama) . Sejauh mana manajer harus berusaha memadukan fungsi atau tugas-tugas dalam subunit
- Perencanaan yang diperlukan supervisior. Sejauh mana manajer harus memprogramkan dan meninjau kegiatan sub-subunit
- Bantuan organisasii yang diterima supervisor.
Pelimpahan / delegasi otoritas oleh manajer erat hubungannya dengan desentralisasi organisasi. Pelimpahan adalah suatu proses penujukkan otoritas dari satui tingkat manajemen ke tingkat berikutnya. Konsep sentralissi dan desntralisasi berhubungan dengan otoritas diberikan ke tingkat di bawahnya (desentralisasi) atau dipertahankan di puncak (sentralisasi) organisasi .makin besar otoritas dilimpahkan ke seluruh bagian organisasi, organisasi makin bersifat desentralisasi. Sebagai contoh , manajer dapat membelanjakan sejumlah dananya tanpa harus mendapat persetjuan dari manajer yang lebih tinggi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi desentralisai
Pengaruh lingkungan eksternal organisasi
Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
Ciri-ciri organisasi seperti kebijakan/keputusan yang ada, preferensi manajer puncak, sejarah organisasi, kemampuan manajer tingkat bawah.
Lingkungan organisasi.
Strategi suatu organisasi akan mempengaruhi lingkunan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapi. Faktor-faktor ini yang mempengaruhi desentralisasi.
Ukuran dan tingkat perkembangan organisasi
Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusanberada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan komplek ada kemungkinan untuk meningkatkan desentralisasi.
Ciri –ciri organisasi
Manajer akan berhati-hati melimpahkan otoritas membuat keputusan yang mempunyai dampak berat pada prestasi organisasi secara keseluruhan. Hal ini dilakukan untuk kesejahteraan, dan tanggungjawab akhir. Bila otoritas tidak dilimpahkan karena tidak ada kepercayaan terhadap bakat di bawah, maka bakat itu tidak pernah ada kesempatan untuk dikembangkan.
Perubahan sikap dan pendidikan akhir-akhir ini juga dapat mempengaruhi desentarlisasi. Kecenderungan tingkat pendidikan yang lebih tinggi, ke otonomian pekerja, keikutsertaan aatau partisipasi , keengganan untuk tunduk pada otoritas yang telah terbentuk merupakan faktor –faktor yang dapat mempengaruhi desentralisasi.